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Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt?

Einleitung

Möchten Sie wissen, welche Unternehmen an bestimmten Projekten beteiligt sind, und die Möglichkeit haben, sie einfach zu verwalten? Verknüpfen Sie Ihr Projekt mit den Kontakten (Personen oder Unternehmen) aus Ihrer Kundendatenbank.

Diese Anleitung wird Ihnen dabei helfen.

Schritt 1. Öffnen Sie das Modul "CRM"

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link CRM.

Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 1Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 1

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Wählen Sie eine Verkaufschance oder erstellen Sie eine neue

Standardmäßig werden alle verfügbaren Verkaufschancen in der Liste Verkaufschancen angezeigt. Um sie zu öffnen, klicken Sie auf den Link Verkaufschancen im linken Bereich.

Wählen Sie die gewünschte Verkaufschance aus der Liste. Um die Suche zu erleichtern, nutzen Sie den Filter über der Liste.

Klicken Sie auf den Button Plus-Symbol und wählen Sie eine der Optionen:

  • verwenden Sie die Liste PHASE/PHASENTYP, um die Verkaufschancen in einer bestimmten Phase oder mit einem bestimmten Phasentyp zu sehen;
  • verwenden Sie die Liste FÄLLIGKEITSDATUM, um die Verkaufschancen mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum zu sehen;
  • verwenden Sie die Liste ZUSTÄNDIGE PERSON, um die Ihnen oder einem bestimmten Benutzer zugewiesenen Verkaufschancen zu sehen;
  • verwenden Sie die Option Teilnehmer, um die Verkaufschancen mit einem bestimmten Teilnehmer zu sehen;
  • verwenden Sie die Option Kontakt, um die mit einem bestimmten Kontakt verknüpften Verkaufschancen zu sehen;
  • verwenden Sie die Option Mit Schlagwort, um die Verkaufschancen mit einem bestimmten Schlagwort zu sehen.
Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 2Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 2

Sie können auch die Stellvertretersymbole nutzen, um Ihre Verkaufschancen zu filtern:

  • Nutzen Sie das Fragezeichen ?, um die Suche mit einem ausgelassenen Symbol durchzuführen. Zum Beispiel, wenn Sie die Anfrage Sm?th eingeben, werden die Ergebnisse mit Smith und Smyth angezeigt.
  • Nutzen Sie das Sternchen *, um die Suche mit mehreren ausgelassenen Symbolen durchzuführen. Zum Beispiel, um nach allen Begriffen mit O am Anfang zu suchen, nutzen Sie die Anfrage O*.
  • Nutzen Sie die Tilde ~ am Ende des Wortes, um nach Begriffen mit der ähnlichen Schreibweise zu suchen.

Um eine neue Verkaufschance zu erstellen, lesen Sie diese Anleitung.

Schritt 3. Erstellen Sie ein Projekt

Wenn die Verkaufschance gefunden ist, klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts und wählen Sie die Option Projekt erstellen im Listenmenü.

Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 3Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 3

Das Standardformular Neues Projekt erstellen wird geöffnet. Prüfen Sie die verfügbaren Daten und ändern Sie diese nach Bedarf:

Falls Sie eine Vorlage schon erstellt haben und sie auf Ihr neues Projekt anwenden möchten, klicken Sie auf den Link Wählen unter dem Untertitel Wählen Sie eine Projektvorlage und wählen Sie die gewünschte Vorlage. Nutzen Sie des Suchfeld, um den Suchvorgang zu beschleunigen. Mehr Informationen über die Erstellung der Vorlage finden Sie in der Sektion Tipps & Tricks.
  • Ändern Sie den Titel Ihres Projekt und seine Beschreibung.
  • Ändern Sie den Projektleiter.

    Dafür öffnen Sie das entsprechende Listenmenü und wählen Sie die gewünschte Person. Sortieren Sie alle Benutzer nach Gruppe oder nutzen Sie den Filter, um die Suche zu erleichern. Aktivieren Sie das Feld daneben, wenn Sie den Projektleiter per E-Mail benachrichtigen möchten.

  • Verwalten Sie Ihr Projektteam.

    Klicken Sie auf den Link Team verwalten. Im linken Bereich des Formulars markieren Sie die Benutzer, die Sie zum Team hinzufügen möchten, und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil. Um einen hinzugefügten Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie ihn und klicken Sie auf den nach links gerichteten Pfeil.

    Wenn alle Benutzer hinzugefügt sind, klicken Sie auf den Button Speichern. Sie werden per E-Mail benachrichtigt.

  • Bearbeiten Sie Projektstruktur,

    Sie können Projektstruktur mithilfe der Meilensteine bearbeiten. Klicken Sie auf den Link Meilenstei hinzufügen, geben Sie den Titel, Fälligkeitsdatum ein und wählen Sie zuständige Person. Klicken Sie auf OK. Um einen Meilenstein zu bearbeiten oder zu löschen oder eine Aufgabe hinzuzufügen, wählen Sie den gewünschten Meilenstein und klicken Sie aufs Symbol Actions Icon rechts und wählen Sie die entsprechende Option aus der Dropdownliste. Falls Sie Aufgaben ohne Meilenstein hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link Aufgabe hinzufügen in der Sektion Aufgaben ohne Meilenstein, geben Sie den Titel der Aufgabe, Fälligkeitsdatum und zuständige Person ein.

  • Überprüfen Sie die Kontaktliste.

    Wenn Sie weitere Teilnehmer zur Verkaufschance hinzufügen, werden Sie automatisch auf der Registerkarte Kontakte des erstellten Projekts angezeigt.

  • Geben Sie die Schlagwörter ein und trennen Sie diese durch Kommata ab.

    Dadurch wird das Projekt kategorisiert und die Suche wird erleichtert.

  • Aktivieren Sie das Feld Dieses Projekt als privat speichern.

    Nutzen Sie diese Option, um den Zugriff auf das gerade erstellte Projekt zu beschränken. In diesem Fall wird das Projekt nur für die Portaladministratoren, den Projektleiter und die Teammitglieder mit den entsprechenden Rechten verfügbar sein.

  • Aktivieren Sie das Feld Dieses Projekt verfolgen, wenn Sie am Projekt nicht teilnehmen, aber auf dem Laufenden sein möchten.

Danach klicken Sie auf den Button Speichern.

Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 3Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 3

Das erstellte Projekt wird zur Liste mit den Projekten des Moduls Projekte hinzugefügt.