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Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand?

Einleitung

Eine effiziente, gut organisierte Kundendatenbank erlaubt es Ihnen besser mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Ihre Verkäufe zu erhöhen. Diese Anleitung wird Ihnen erklären, wie Sie die Kundendatenbank pflegen können: die verfügbaren Kontaktdaten organisieren und aktualisieren.

Schritt 1. Öffnen Sie das CRM-Modul

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link CRM.

Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 1Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 1

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Filtern Sie den Inhalt Ihrer Datenbank

Ihre Kundendatenbank kann so viele Kontakte einschließen, wie Sie möchten, unabhängig davon, ob Ihre Kunden Großunternehmen oder Selbstständige sind.

Standardmäßig werden alle verfügbaren Unternehmen und Personen auf der Registerkarte Kontakte angezeigt. Um einen notwendigen Kontakt zu finden, nutzen Sie einen der vorhandenen Filter über der Liste.

Klicken Sie auf den Button Plus-Symbol und wählen Sie eine der Optionen:

  • Anzeigen wird verwendet, um nur alle Unternehmen oder alle Personen oder Kontakte mit Verkaufschancen zu sehen;

  • Kontakttypen wird verwendet, um die Kontakte nur eines bestimmten Typs zu sehen. Die Standardtypen sind: kalt, warm oder heiß;

  • Mit Schlagwort wird verwendet, um die Kontakte nur mit einem bestimmten Schlagwort zu sehen.

Sie können auch einen Kontaktnamen komplett oder teilweise ins Such-Feld eingeben und die Enter-Taste drücken, um einen gewünschten Kontakt zu finden. Um die Suche zu erleichtern, nutzen Sie die Stellvertretersymbole:

  • Nutzen Sie das Fragezeichen ?, um die Suche mit einem ausgelassenen Symbol durchzuführen. Zum Beispiel, wenn Sie die Anfrage Sm?th eingeben, werden die Ergebnisse mit Smith und Smyth angezeigt.
  • Nutzen Sie das Sternchen *, um die Suche mit mehreren ausgelassenen Symbolen durchzuführen. Zum Beispiel, um nach allen Begriffen mit O am Anfang zu suchen, nutzen Sie die Anfrage O*.
  • Nutzen Sie die Tilde ~ am Ende des Wortes, um nach Begriffen mit der ähnlichen Schreibweise zu suchen.
Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 2Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 2

Nachdem der gewünschte Kontakt gefunden wurde, klicken Sie auf seinen Titel, um die Seite mit den Kontaktdetails zu öffnen.

Schritt 3. Wählen Sie ein Bild für Ihren Kontakt

Wenn Sie ein Bild für Ihren Kontakt - Foto oder Unternehmenslogo - hinzufügen, erleichtert es die Suche nach Ihren Kontakten. Um ein Bild hinzuzufügen bzw. zu ändern, klicken Sie auf den Link Foto ändern unter dem Bildbereich. Das Fenster Wählen Sie ein Foto fürs Profil wird geöffnet.

Wenn Sie ein Bild von Ihrem Computer hochladen möchten, klicken Sie auf den Button Auswählen/ Durchsuchen, finden Sie das gewünschte Bild auf der Festplatte und klicken Sie zweimal darauf, um es zu laden.

Sie können ein Bild mit der Größe nicht mehr als 200 x 300 Pixel hochladen, sonst wird seine Größe automatisch geändert. Die maximale Dateigröße darf 1 MB nicht überschreiten.

Wenn Sie zuvor das Feld für soziale Netzwerke im Kontaktprofil ausgefüllt haben, werden die Bilder aus sozialen Netzwerken im Fenster Wählen Sie ein Foto fürs Profil zu sehen sein. Klicken Sie auf ein Foto, das Sie für den Kontakt übernehmen möchten.

Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 3Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 3

Um ein Bild zu entfernen, klicken Sie auf den Link Foto ändern und wählen Sie das Standardbild im geöffneten Fenster Wählen Sie ein Foto fürs Profil.

Schritt 4. Aktualisieren Sie die vorhandenen Kontaktdaten

Das Problem mit der Kundendatenbank, vor dem viele Unternehmen stehen, besteht darin, dass die Daten nicht mehr aktuell und doppelt sind. Wegen den ungenauen und falschen Daten könnten Sie viel Zeit und Geld verlieren.

Um die gewählten Kontaktdaten zu aktualisieren, klicken Sie auf den Link Person/Unternehmen bearbeiten unter dem Kontaktnamen auf der Seite mit den Kontaktdetails.

Die Seite Person/Unternehmen aktualisieren wird geöffnet. Hier können Sie:

  • die verfügbaren Daten ändern
    Die verfügbaren Daten sind: Vorname, Nachname, Name des Unternehmens, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Webseite/soziales Netzwerk, Adresse, Beschreibung.

  • die notwendigen Daten löschen
    Nutzen Sie das Symbol Symbol Löschen - Papierkorb neben dem unnötigen Feld, um es zu löschen.

  • die Priorität bestimmen
    Nutzen Sie das Symbol Symbol Vorrangig neben dem Feld, um es als vorrangig zu markieren. Diese Information wird in der allgemeinen Kontaktliste angezeigt.

  • zusätzliche Informationen eingeben
    Klicken Sie aufs entsprechende Symbol Symbol Hinzufügen oder fügen Sie Zusatzfelder hinzu, um weitere Daten über Ihren Kontakt anzugeben.

  • Zugriff auf den Kontakt beschränken
    Aktivieren Sie das Feld Zugriff beschränken und wählen Sie die Benutzer, denen Sie Zugriffsrechte gewähren möchten.

Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 4Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 4

Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.

Schritt 5. Organisieren Sie Ihre Kontakte

Die Organisation Ihrer Kontakte in Gruppen wird Ihnen helfen, eine Werbekampagne zu erstellen, Ihre Kontakte zu verfolgen und die Suche nach den Kontakten zu erleichern. Um Ihre Kontakte zu organisieren, können Sie diese in Typen aufteilen und Schlagwörter hinzufügen.

Um ein Schlagwort zu Ihrem Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Schlagwort zufügen in der Sektion Allgemeine Informationen auf der Seite mit den Kontaktdetails. Wählen Sie eines der verfügbaren Schlagwörter, wenn es welche gibt, oder geben Sie ein Schlagwort ein und klicken Sie auf den Button OK, um es zu bestätigen.

Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 5Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 5

Genauso können Sie weitere Schlagwörter nach Bedarf hinzufügen.

Um ein unnötiges Schlagwort zu entfernen, richten Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie aufs Symbol Symbol Schlagwort löschen - Kreuz, das rechts erscheint.

Schritt 6. Löschen Sie Ihre Kontakte

Wenn Sie einen Kunden, den Sie nicht mehr brauchen, aus Ihrem System entfernen möchten, klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom Namen des Kontakts und wählen Sie die Option Kontakt löschen im Listenmenü.

Die Aktion Löschen des Unternehmens bzw. der Person kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 6Wie hält man die Kontakte auf dem neuesten Stand? Schritt 6

Der gewählte Kontakt mit den dazugehörigen Informationen wird aus dem System entfernt.