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Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu?

Einleitung

Die Bildung einer Kundendatenbank ist wichtig für den Einstieg in Ihr CRM-System. Die Funktion
des Kontaktimports wird diesen Vorgang erleichtern und Ihnen erlauben, mehrere Kontakte
auf einmal hinzuzufügen, anstatt sie einen hinter dem anderen manuell einzugeben.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte aus einer CSV-Datei ins CRM-System
importieren und den Zugriff darauf beschränken können.

Schritt 1. Bereiten Sie Ihre CSV-Datei für die Importierung vor

Bevor Sie den Importvorgang beginnen, brauchen Sie eine CSV-Datei (engl. comma separated values, dt. durch Komma getrennte Werte) vorzubereiten.

Wenn Sie bereits eine CSV-Datei mit den Kontaktdaten haben, stellen Sie sicher, dass sie den folgenden Anforderungen entspricht:

  • die erste Zeile muss eine Überschrift für die Spalten bzw. Felder enthalten. Die erforderlichen Felder sind: Vorname und Nachname für die Importierung der Personen, Name des Unternehmens für die Importierung der Unternehmen;
  • jede Zeile muss einen Kontakt enthalten;
  • es muss keine unnötigen Kommata in Ihrer Datei geben;
  • die gewählte Datei muss weniger als 10 000 Zeilen enthalten, sonst wird sie aufgeteilt.

Sie können auch eine CSV-Datei anhand einer Kalkulationstabelle in unserem Modul Dokumente erstellen.

Die Größe Ihrer Datei darf 10 MB (100 MB, wenn Sie unsere zusätzlichen Serviceleistungen nutzen) nicht überschreiten.

Schritt 2. Öffnen Sie das CRM-Modul

Öffnen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal und klicken Sie auf den Link CRM.

Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 2Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 2

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 3. Finden Sie Ihre CSV-Datei

Klicken Sie auf den Button neben dem Button Erstellen... und wählen Sie die Option Kontakte importieren im Listenmenü. Die Seite Kontakte importieren wird geöffnet.

Klicken Sie auf den Link CSV-Datei wählen. Durchsuchen Sie die Festplatte Ihres Rechners nach der notwendigen Datei. Sobald Sie die Datei finden, klicken Sie auf den Button Öffnen, um sie ins System zu laden.

Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 3Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 3

Die Datei wird geladen und anstatt des Links angezeigt. Um diese zu ersetzen, nutzen Sie den Link Bearbeiten neben dem Dateinamen.

Schritt 4. Konfigurieren Sie die CSV-Dateieinstellungen

Für einen reibungslosen Importvorgang bestimmen Sie die Einstellungen Ihrer CSV-Datei:

  • Trennzeichen

    In einer CSV-Datei können Kommata verwendet werden, um die Werte abzutrenne, aber viele CSV-Import bzw. -Exporttools lassen die Verwendung anderer Trennzeichen zu: Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator, Leerzeichen. Nutzen Sie das Listenmenü, um das Trennzeichen zu wählen, das in Ihrer CSV-Datei verwendet ist.

  • Kodierung

    Geben Sie den Kodierungstyp an, der beim Speichern Ihrer CSV-Datei verwendet wurde. Der Standardtyp ist UTF-8.

  • Texttrennzeichen

    Nutzen Sie das Listenmenü, um das Zeichen anzugeben, das zum Abtrennen der Felder in Ihrer CSV-Datei verwendet ist.

Danach wählen Sie die Aktion, die bei doppelten Einträgen durchgeführt wird. Aktivieren Sie die Option Auslassen, um vorhandene Kontakte beim Import beizubehalten, nutzen Sie die Option Überschreiben, damit vorhandene Kontakte durch importierte ersetzt werden, oder lassen Sie die Standardoption Verdoppeln, damit die Kontakte auf jeden Fall importiert werden, auch wenn sie mit den vorhandenen Kontakten zusammenfallen. Sie werden diese später vereinigen können, die Handlungsanweisung dafür finden Sie hier.

Wenn Ihre CSV-Datei eine Zeile mit den Überschriften enthält, stellen Sie sicher, dass das Feld Erste Zeile beim Import auslassen markiert ist.

Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 4Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 4

Schritt 5. Bestimmen Sie die gewünschte Zugriffsebene

Standardmäßig wird der Zugriff auf die importierten Kontakte allen Portalbenutzern gewährt. Wenn Sie den Zugriff beschränken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff auf den Kontakt beschränken.

Um den Kontakt für eine bestimmte Person zugänglich zu machen, klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und wählen Sie eine Person aus der Liste. Sortieren Sie alle Benutzer nach Gruppe oder nutzen Sie den Filter oben, um die Suche zu erleichtern.

Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 5Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 5

Die gewählten Benutzer werden in die Liste Verfügbar für Benutzer eingetragen.

Nachdem die Datei gewählt und die Zugriffsebene bestimmt wurde, klicken Sie auf den Button Fortsetzen unten, um zum nächsten Schritt überzugehen.

Schritt 6. Prüfen Sie die Kontaktdaten und beginnen Sie den Importvorgang

Vor der Importierung der Kundendaten müssen Sie die verfügbaren Informationen überprüfen. Eine Tabelle mit drei Spalten wird zu sehen sein:

  • Spalte in der Datei - die erste Zeile Ihrer CSV-Datei mit den Namen der Spalten bzw. Felder.

  • Ensprechendes CRM-Feld - das Feld in CRM, das dem Namen der Spalte bzw. des Feldes aus Ihrer Datei entspricht.

    Wenn das System automatisch kein entsprechendes CRM-Feld findet, öffnen Sie das Listenmenü und wählen Sie das ensprechende Feld manuell.

  • Wert - der entsprechende Spaltenwert aus der Datei. Um alle Dateidaten zu überprüfen, nutzen Sie die Links Nächster Eintrag/Vorheriger Eintrag oben.

Um Personen zu importieren, muss zumindest eine Spalte aus der Datei mit dem Feld Vorname und eine andere mit dem Feld Nachname in CRM zusammenfallen. Dasselbe gilt für die Importierung der Unternehmen, das Feld Name des Unternehmens muss vorhanden sein, damit ein Unternehmen importiert werden kann.

Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 6Wie fügt man die Kontakte ins CRM-System massenweise hinzu? Schritt 6

Nachdem Sie die Kundendaten überprüft haben, klicken Sie auf den Button Importieren, um den Vorgang zu starten.

Das ist alles. Alle gewählten Kontakte werden importiert und auf der Registerkarte Kontakte angezeigt. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontakte auf dem neuesten Stand zu halten!

In der aktuellen Version des Moduls CRM können Sie auch die Verkaufschancen und Veranstaltungen importieren, die in einer .csv-Datei aufbewahrt werden. Der Importvorgang ist gleich. Dafür klicken Sie auf den Button neben dem Button Erstellen... in der linken oberen Ecke und nutzen Sie die entsprechende Option im Listenmenü.