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Wie organisiert und verfolgt
man eine gemeinsame Veranstaltung?

Einleitung

Mithilfe der Veranstaltungen können Sie ein gemeinsames Ereignis für Ihre Kunden erfolgreich organisieren. Sie erlaubt, die Teamarbeit zu koordinieren, die dazugehörige Dokumentation an
einem Ort aufzubewahren und den ganzen Arbeitsvorgang effizienter zu verfolgen.

Diese Anleitung wird Ihnen erklären, wie Sie eine Veranstaltung im CRM-System auf Ihrem
Portal organisieren können.

Schritt 1. Öffnen Sie das CRM-Modul

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link CRM.

Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 1Wie verknüpfen Sie Ihr Projekt mit einem CRM-Kontakt? Schritt 1

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Erstellen Sie eine Veranstaltung

Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Veranstaltungen im Listenmenü.

Es ist möglich mehrere Veranstaltungen auf einmal aus einer .csv-Datei mit einem Klick auf den Button neben dem Button Erstellen und durch die Auswahl der Option Veranstaltungen importieren zu importieren. Der Vorgang ist der gleiche wie beim Importieren der Kontakte.

Sie werden das Formular Veranstaltung erstellen sehen. Füllen Sie die notwendigen Felder aus: geben Sie einen Titel für Ihre Veranstaltung ein, fügen Sie die Teilnehmer der Veranstaltung - eine Person oder ein Unternehmen - aus Ihrer Kundendatenbank hinzu.

Wenn Sie den Zugriff auf die erstellte Veranstaltung beschränken möchten, aktivieren Sie das Feld Zugriff auf die Veranstaltung beschränken und fügen Sie die Benutzer hinzu, denen Sie die Zugriffsrechte gewähren möchten. Aktivieren Sie das Feld Benachrichtigen, wenn Sie die gewählten Benutzer über die erstellte Veranstaltung informieren möchten.

Schließlich klicken Sie auf den Button Speichern unten.

Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 2Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 2

Die erstellte Veranstaltung wird in die Liste mit allen Veranstaltungen eingetragen.

Schritt 3. Fügen Sie Aufgaben hinzu

Mithilfe der Aufgaben werden Sie keine geplanten Termine oder Telefonate verpassen und den ganzen Arbeitsvorgang verwalten können. Nutzen Sie diese als Erinnerungen für sich selbst oder mit dem Ziel, die Arbeit Ihres Teams an der Veranstaltung zu organisieren.

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, schalten Sie auf die Registerkarte Aufgaben auf der Seite der gewählten Veranstaltung um. Klicken Sie auf den Link Aufgabe erstellen, wenn es noch keine Aufgaben gibt, oder auf den Button Erstellen... und wählen Sie die Option Aufgabe. Füllen Sie das Formular aus: geben Sie einen Titel für die Aufgabe ein, wählen Sie eine der Aufgabenkategorien, bestimmen Sie das Fälligkeitsdatum und die Uhrzeit, wählen Sie eine zuständige Person aus der Liste Zuständige Person wählen, fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.

Sobald alle notwendigen Daten angegeben sind, klicken Sie auf den Button Speichern unten.

Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 3Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 3

Die erstellte Aufgabe wird in die Liste Aufgaben der gewählten Veranstaltung eingetragen. Sobald die Aufgabe erfüllt ist, beenden Sie diese direkt in der Liste, indem Sie das Listenmenü neben dem Titel der Aufgabe öffnen und die Option Abgeschlossen wählen.

Schritt 4. Verwalten Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung

Bei der Arbeit an einer Veranstaltung können Sie immer die Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.

Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, schalten Sie auf die Registerkarte Teilnehmer auf der Seite der gewählten Veranstaltung um, wählen Sie einen gewünschten Kontakt - eine Person oder ein Unternehmen - mithilfe des Suchfelds. Der gewählte Kontakt wird in die Liste Teilnehmer eingetragen.

Um einen Teilnehmer aus der Liste zu entfernen, nutzen Sie das Symbol Symbol Löschen - Papierkorb rechts vom Teilnehmer, den Sie löschen möchten.

Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 4Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 4

Schritt 5. Bewahren Sie die dazugehörige Dokumentation auf

Um die ganze Dokumentation, die zu Ihrer Veranstaltung gehört, an einem Ort aufzubewahren, nutzen Sie die Registerkarte Dokumente auf der Seite der gewählten Verkaufschance. Hier können Sie:

  • ein neues Dokument, eine Tabelle, Präsentation oder Zeichnung mit einem Klick auf den Link Neue Datei und durch die Auswahl eines Dateityps aus der Liste erstellen;
  • ein vorhandenes Dokument mit einem Klick aufs Symbol Symbol Bearbeiten - Bleistift, das rechts vom gewünschten Dokument erscheint, bearbeiten, wenn Sie auf seinen Streifen den Mauszeiger richten;
  • einige Dokumente von Ihrer Festplatte mit einem Klick auf den Link Datei hochladen hochladen;
  • ein vorhandenes Dokument auf Ihre Festplatte herunterladen, indem Sie das Symbol Symbol Herunterladen nutzen, das rechts vom gewünschten Dokument erscheint, wenn Sie auf seinen Streifen den Mauszeiger richten.
Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 5Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 5

Schritt 6. Verfolgen Sie die Historie

Alle abgeschlossenen Aufgaben/Aktionen/Aktivitäten, die zur gewählten Veranstaltung gehören, werden auf der Registerkarte Profil angezeigt und können da verfolgt werden.

Hier können Sie nicht nur die Informationen über beendete Aufgaben, hochgeladene Dokumente usw., sondern auch einige auf die Veranstaltung bezogene Ereignisse sehen: Notizen, E-Mails, Telefonate, Termine. Wählen Sie einfach einen Ereignistyp aus der Liste, bestimmen Sie ein Datum, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf den Button Dieses Ereignis hinzufügen.

Um andere Benutzer über Ihr erstelltes Ereignis zu informieren, klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Benutzer aus der Liste, bevor Sie das Ereignis hinzufügen.

Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 6Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 6

Alle gewählten Benutzer werden eine Benachrichtigung über das hinzugefügte Ereignis erhalten.

Schritt 7. Beenden Sie Ihre Veranstaltung

Nachdem Ihre Veranstaltung stattgefunden hat, können Sie diese im System abschließen. Dafür klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts von ihrem Titel und wählen Sie die Option Veranstaltung abschließen im Listenmenü.

Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 7Wie organisiert und verfolgt man eine gemeinsame Veranstaltung? Schritt 7

Der Status der Veranstaltung wird von Geöffnet auf Abgeschlossen geändert.

Wenn Sie die erstellte Veranstaltung löschen möchten, klicken Sie auf das Symbol Symbol Aktionen neben ihrem Titel und wählen Sie die Option Veranstaltung löschen. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall die dazugehörigen Daten (inkl. der Historie und Dokumentation) gelöscht werden und nicht mehr wiederhergestellt werden können.