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Übersicht

Personen ist ein Modul, wo alle Portalmitglieder sowie Gruppen, zu denen sie gehören, angezeigt werden.

Es können zwei Typen der Mitglieder auf Ihrem Portal geben:

  • Benutzer - sie sind Portalmitglieder, die am Portalleben aktiv teilnehmen und ihren eigenen Inhalt erstellen können.
  • Gäste - sie sind externe Benutzer nur mit Leseberechtigung.

Jedes Mitglied hat einen der folgenden Status:

  • Aktiv - solche Mitglieder werden in der Hauptliste dargestellt, haben Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse bereits bestätigt, empfangen die E-Mail-Benachrichtigungen und können mit den anderen Portalmitgliedern zusammenarbeiten.

    Unter den aktiven Portalmitgliedern könnte es eine Gruppe der Mitglieder mit dem Status ausstehend geben. Solche Mitglieder wurden zum Portal hinzugefügt oder haben Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse auf ihrer Profilseite geändert, aber diese noch nicht bestätigt; sie können sich ins Portal einloggen und mit den anderen Portalmitgliedern zusammenarbeiten, aber sie werden keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.

  • Deaktiviert - solche Portalmitglieder wurden in die Liste mit deaktivierten Mitgliedern übertragen, auf die man durch die Auswahl der entsprechenden Filteroption zugreifen kann; sie können sich ins Portal nicht mehr einloggen.
Die Administratoren mit Vollzugriff können den Typ und Status der Portalmitglieder ändern, indem sie diese in der Liste wählen und auf den Button 'Typ ändern' oder 'Status ändern' auf ihrer Profilseite klicken. Bitte beachten Sie, dass es unmöglich ist, den Typ für die Administratoren zu ändern.

Benutzerprofil bearbeiten

Jedes aktive Portalmitglied kann sein eigenes Profil bearbeiten. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Link mit Ihrem Namen in der rechten oberen Ecke.
  2. Wählen Sie die Option Profil.
  3. Klicken Sie auf den Button Bild bearbeiten im unteren Bereich des aktuellen Profilfotos, um ein anderes Bild zu wählen, das als Avatarfoto genutzt wird.
  4. Klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen über Ihr Foto und wählen sie eine der folgenden Optionen abhängig von Ihrem Zweck:
    • Bearbeiten - um personenbezogene Informationen, die auf der Profilseite angezeigt sind, zu ändern: Vor- oder Nachnamen, Registrierungsdatum, Position, Standort, Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktdetails, Avatarfoto.
    • Kennwort ändern - um Ihr Kennwort, das Sie zum Einloggen ins Portal nutzen, zu ändern (Sie können es auch mit einem Klick auf das Symbol Symbol Bearbeiten neben dem aktuellen Kennwort auf Ihrer Profilseite tun).
    • E-Mail-Adresse ändern - um Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse zu ändern (Sie können es auch mit einem Klick aufs Symbol Symbol Bearbeiten neben der aktuellen Adresse auf Ihrer Profilseite tun).
    • Avatar bearbeiten - um einen Bildbereich zu wählen, der als Ihr Avatarfoto angezeigt wird.
    • Mein Profil löschen - um die Anleitung dazu per E-Mail zu erhalten.
Profil bearbeitenProfil bearbeiten

Falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Portaleinstellungen aktiviert ist, können Sie Ihre Haupttelefonnummer ändern. Nachdem Sie aufs Symbol Symbol Telefonnummer ändern klicken, wird das Informationsfenster angezeigt. Klicken Sie auf OK. Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, wo Sie eine neue Telefonnummer eingeben können. Klicken Sie auf den Button Nummer eingeben, um sie zu speichern. Eine SMS mit dem Bestätigungscode wird an Ihr neues Mobiltelefon geschickt.

Die Administratoren mit Vollzugriff können nicht nur ihre eigenen Profile, sondern auch die Profile anderer Portalmitglieder bearbeiten. Dafür müssen sie die folgenden Schritte ausführen:
  1. die gewünschte Person in der Liste mit den Portalmitgliedern finden und ihre Profilseite öffnen,
  2. aufs Symbol Symbol Aktionen neben dem Namen des Portalmitglieds klicken und eine der verfügbaren Optionen wählen (sie fallen mit den oben aufgelisteten Optionen zusammen, der einzige Unterschied besteht in der Option Deaktivieren, die zum Übertragen des Portalmitglieds in die Liste mit deaktivierten Mitgliedern, die sich ins Portal nicht mehr einloggen können, dient).

Als Portalmitglied können Sie auch die Portalsprache in Ihrem Konto ändern. Dafür öffnen sie Ihre Profilseite und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Listenmenü Sprache. Standardmäßig wird das Portal in der Sprache angezeigt, die in den allgemeinen Portaleinstellungen von einem Administrator mit Vollzugriff gewählt wurde.

Sprache ändernSprache ändern

Um Ihnen das Einloggen ins Portal zu erleichtern, können Sie eines Ihrer Konten in sozialen Netzwerken wie Google, Facebook, Twitter oder LinkedIn anschließen. Um es anzuschließen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie Ihre Profilseite mit einem Klick auf den Link mit Ihrem Namen in der rechten oberen Ecke und durch die Auswahl der Option Profil.
  2. Klicken Sie auf den Link Anschließen unter dem Symbol des gewünschten sozialen Netzwerks.
  3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort in die entsprechenden Felder im geöffneten Fenster ein.
  4. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button erlauben Sie Online-Office auf Ihre Kontodaten zuzugreifen.

Es ist auch möglich Ihre Anmeldungen in allen Portalmodulen auf Ihrer Profilseite zu verwalten. Um die ganze Liste mit dem Portalinhalt, auf den Sie angemeldet sind, zu sehen, klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Überschrift Anmeldungen.

Anmeldungen verwaltenAnmeldungen verwalten

Neue Portalmitglieder hinzufügen

Als Administrator mit Vollzugriff können Sie neue Mitglieder des Portals hinzufügen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der linken oberen Ecke im Modul Personen.
  2. Wählen Sie die Option Benutzer oder Gast im Listenmenü.
  3. Füllen sie alle mit dem Sternchen markierten Felder aus: Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adresse.
    Sie können auch eine Gruppe (oder mehrere Gruppen) auswählen, zu der der Benutzer/Gast gehören wird, seine Position und den Standort eingeben, ein Avatarfoto hochladen usw. Als Registrierungsdatum wird standardmäßig das aktuelle Datum genutzt, aber es kann mit einem Klick innerhalb des Feldes geändert werden.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Benutzer hinzufügenBenutzer hinzufügen

Sofort danach wird eine Profilseite des neuen Portalmitglieds geöffnet und eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Link, durch den der Benutzer aufs Portal zugreifen kann, wird ihm geschickt. Das neue Portalmitglied erhält den Status "ausstehend", bis es seine Registrierungs-E-Mail bestätigt. In der Liste mit den Portalmitgliedern wird es mit dem Symbol Symbol Ausstehend auf seinem Avatarfoto markiert. Nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse wird das Symbol Symbol Gast zum Avatarfoto des Gastes hinzugefügt und zum Foto des Administrators - das Symbol Symbol Administrator. Der Portalbesitzer wird mit dem Symbol Symbol Besitzer markiert.

Der Link aus der Benachrichtigung ist nur 7 Tage gültig. Wenn der Benutzer die Registrierung rechtzeitig nicht abschließt, indem er diesem Link folgt, können Sie ihm diese Benachrichtigung noch einmal schicken, wenn Sie auf den Link Einladung erneut senden auf seiner Profilseite klicken. Wenn es mehrere Benutzer gibt, die es nicht geschafft haben, die E-Mail-Adresse rechtzeitig zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Button Zusätzliche Optionen in der linken oberen Ecke und wählen Sie die Option Einladungen erneut senden oder wählen Sie die gewünschten Mitglieder in der Liste und klicken Sie auf den Button Link zum Aktivieren erneut senden über der Liste.

Um Ihre Zeit zu sparen, können Sie auch alle Benutzer auf einmal aus den folgenden Quellen hinzufügen:

Sie können auch alle Gäste auf einmal hinzufügen. Für weitere Informationen dazu öffnen Sie diese Benutzeranleitung.

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, können Sie einfach nur einen Einladungslink an die Leute senden, die Sie zum Portal einladen möchten, damit Sie ihm beitreten könnten. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Additional Options button in der linken oberen Ecke,
  2. Wählen Sie die Option Einladungslink,
  3. Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen, um die Personen nur mit Leseberechtigung zu Ihrem Portal einzuladen (wenn sie möchten, dass sie eigenen Inhalt auf dem Portal erstellen, lassen Sie dieses Feld deaktiviert),
  4. Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in Ihre Einladungsnachricht ein.
Einladungslink sendenEinladungslink senden

Beim Hinzufügen der Portalmitglieder müssen Sie bestimmt auch neue Gruppen erstellen. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der linken oberen Ecke im Modul Personen.
  2. Wählen Sie die Option Gruppe im Listenmenü.
  3. Geben Sie den Titel der Gruppe ins mit dem Sternchen markierte Feld ein.
  4. Wählen Sie den Leiter der Gruppe, klicken Sie dafür auf den Link Benutzer wählen und wählen Sie die vorhandenen Benutzer/Gäste oder erstellen Sie ein neues Profil.
  5. Fügen Sie die Mitglieder der Gruppe hinzu, klicken Sie dafür auf den Link Mitglieder hinzufügen und wählen Sie die vorhandenen Benutzer/Gäste oder erstellen Sie neue Profile nacheinander.
  6. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
Gruppen hinzufügenGruppen hinzufügen

Zugriffsrechte verwalten

Es gibt drei Hauptzugriffsebenen in Online-Office: Gast mit Leseberechtigung, Benutzer mit den Grundprivilegien und Administrator mit den erweiterten Privilegien.

Unter den Administratoren gibt es:

  • Moduladministratoren, die ein bestimmtes Modul oder mehrere Module verwalten.
  • Administratoren mit Vollzugriff, die alle Portalmodule verwalten.
  • Portalbesitzer, der das ganze Portal unter Kontrolle hält.

Eigentlich ist der Portalbesitzer die Person, die das Portal erstellt hat. Wenn er ein anderes Portalmitglied in diese Stelle einsetzen möchte, muss er diese Schritte ausführen:

  1. Schalten Sie auf die Portaleinstellungen durch die Auswahl der Option Einstellungen im oberen Menü um.
  2. Erweitern Sie die Sektion Sicherheit im linken Seitenbereich und wählen Sie die Sektion Zugriffsrechte.
  3. Wählen Sie eine Person im Listenmenü unter Ihrem Foto.
  4. Klicken Sie auf den Button Portalbesitzer ändern.
  5. Prüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten und folgen Sie dem Bestätigungslink aus der empfangenen E-Mail-Nachricht.
Portalbesitzer ändernPortalbesitzer ändern

Der Portalbesitzer hat dieselben Berechtigungen wie ein Administrator mit Vollzugriff und kann die folgenden Operationen durchführen:

Administrator mit Vollzugriff Portalbesitzer
Portalmitglieder hinzufügen
Mitgliederprofile bearbeiten
Moduladministratoren ernennen
allgemeine und Einrichtungseinstellungen ändern
(sehen Sie Portalkonfigurierung)
Portalstatistik durchsehen (sehen Sie Portalkonfigurierung)
+
Portalbesitzer ändern
Portal deaktivieren/löschen
(sehen Sie Portalkonfigurierung)
Region des Servers ändern (sehen Sie Portalkonfigurierung)

Nachdem ein Portalmitglied zum Portal hinzugefügt wurde, erhält es die Benutzer- bzw. Gastzugriffsrechte. Die Administratoren mit Vollzugriff können die Administratorprivilegien nur den Benutzern erteilen. Dafür muss einer von ihnen die folgenden Schritte ausführen:

  1. Schalten Sie auf die Portaleinstellungen durch die Auswahl der Option Einstellungen im oberen Menü um.
  2. Wählen Sie die Option Zugriffsrechte im linken Seitenbereich.
  3. Klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Überschrift Administratoren.
  4. Klicken Sie auf den Link Benutzer wählen unter der Liste mit den Administratoren.
  5. Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Liste mit bestehenden Benutzern/Gästen oder erstellen Sie einen neuen Administrator, klicken Sie dafür auf den Link Neues Profil erstellen.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern.
  7. Die gewählte(n) Person(en) wird den maximalen Zugriff auf alle Portalmodule standardmäßig erhalten; um ihren Zugriff einzuschränken, deaktivieren Sie erst das Kontrollkästchen Voller Zugriff und dann die Felder, die den Modulen entsprechen, auf die Sie keinen Administratorzugriff erteilen möchten.
Administratoren hinzufügenAdministratoren hinzufügen

Diese Struktur der Zugriffsrechte - Gast/Benutzer/Administrator - ist für die folgenden Portalmodule gültig:

  • Dokumente
  • CRM
  • Community
  • Personen
Die Gäste haben überhaupt keinen Zugriff auf die Module 'CRM' und 'Personen'. Sie können nur ihr eigenes Profil durchsehen und bearbeiten.

Die Hauptberechtigungen sind in der Tabelle unten aufgelistet:

Dokumente CRM Community Personen
Gäste für alle Portalmitglieder zugängliche Dateien durchsehen, Dateien aus dem Ordner 'Gemeinsame Dokumente' und für sie freigegebene Dokumente herunterladen, Dateien in für sie freigegebene Ordner hochladen Kommentare zu vorhandenen Beiträgen hinzufügen, Dateien zu Kommentaren beifügen eigenes Profil bearbeiten
Benutzer Dateien und Ordner in der Sektion 'Meine Dokumente' erstellen/bearbeiten/verwalten/freigeben, Dateien in 'Gemeinsamen Dokumenten' durchsehen neuen Inhalt hinzufügen und eigenen bearbeiten neuen Modulinhalt erstellen und eigenen bearbeiten eigenes Profil bearbeiten, Profile anderer Portalmitglieder durchsehen (sehen Sie NB)
Moduladministrator +
Dateien und Ordner in der Sektion 'Gemeinsame Dokumente' erstellen/bearbeiten/verwalten/freigeben
+
Moduleinstellungen konfigurieren, Daten importieren/exportieren, E-Mail-Nachrichten an CRM-Kontakte massenweise senden, den ganzen Modulinhalt durchsehen/bearbeiten
+
den ganzen Modulinhalt moderieren
Die erweiterten Berechtigungen im Modul 'Personen' sind nur für die Administratoren mit Vollzugriff und den Portalbenutzer verfügbar und schließen das Folgende ein: Benutzer hinzufügen/einladen, Gruppen erstellen und Profile anderer Benutzer bearbeiten.

Die Struktur der Zugriffsrechte im Modul Projekte ist komplizierter und beinhaltet fünf Ebenen:

  • Gast - ein externer Benutzer mit Leseberechtigung.
  • Benutzer - ein Portalmitglied, das an keinem einzigen (oder bestimmten) Projekt teilnimmt.
  • Projektteammitglied
  • Projektleiter
  • Moduladministrator

Die Hauptberechtigungen sind in der Tabelle unten aufgelistet.

Gast/Benutzer Teammitglied Projektleiter Moduladministrator
für alle Portalmitglieder zugängliche Projekte oder private (wo er ein Projektteammitglied ist) durchsehen, Kommentare hinterlassen und sich für Aufgaben und Diskussionen in den Projekten, auf die er zugreifen kann, anmelden +
eigene Aufgaben erstellen/zuweisen/verwalten, Diskussionen eröffnen, eigene Dateien hinzufügen/löschen
+
Projektteam verwalten, Inhalt des ganzen Projekts erstellen/bearbeiten, Status des Projekts ändern, Zugriffsrechte für Teammitglieder festlegen (nur für private Projekte)
+
Projekt erstellen/bearbeiten/löschen, Projektleiter ernennen, Projektvorlagen erstellen/bearbeiten

Die Portaltools - E-Mail, Chat, Kalender, Feed - sind für alle Portalmitglieder verfügbar. Die Gäste können jedes Tool außer der E-Mail verwenden.

Einstellungen des Moduls Personen ändern

Als Portalbesitzer oder Administrator mit Vollzugriff können Sie den Zugriff auf den Modul Personen für einige Benutzer begrenzen oder diesen Modul deaktivieren, falls Sie es nicht brauchen. Dafür mussen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Klicken Sie auf den Link Einstellungen in der linken Seitenwand,
  2. Wählen Sie die Sektion Zugriffsrechte auf dem Portal,
  3. Gehen Sie zur Sektion Personen,
  4. Aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzer aus der Liste,
  5. Wählen Sie die Benutzer, denen Sie den Zugriff gewähren möchten,

    Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Option;

    • nutzen Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie den Zugriff einem oder mehreren Benutzern gewähren möchten;
    • nutzen Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie den Zugriff allen Portalbenutzern oder einer/mehreren Gruppen gewähren möchten.

Um den Modul Personen deaktivieren, schalten Sie auf die Sektion Module und Tools um, wählen Sie dafür die entsprechende Option auf dem linken Seitenbereich, deaktivieren Sie den Modul Personen und klicken Sie auf den Button Speichern.

Wenn der Modul Personen deaktiviert ist, können die Portalmitglieder den Zugang nur zu ihren Profilen haben.
Change People Module SettingsChange People Module Settings