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Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation?

Für Administratoren

Einleitung

Durch die Erstellung eines gut organisierten Speicherplatzes für die Firmendokumentation
sparen Sie Zeit und erhöhen wesentlich die Arbeitseffizienz.

Das Portal bietet Ihnen einen Platz zum Aufbewahren Ihrer Firmendokumentation - Gemeinsame Dokumente - und erlaubt Ihnen ihn nach Ihrem Wunsch zu strukturieren:
Ordner zu erstellen und Berechtigungen zu bestimmen. Lesen Sie die folgenden
Hinweise, um die Vorgehensweise zu erfahren.

Schritt 1. Öffnen Sie das Modul "Dokumente"

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link Dokumente.

Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Schritt 1Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Schritt 1

Wenn Sie sich in Ihrem Portal bereits angemeldet sind und es einige Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul Dokumente zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke jeder Portalseite und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Erstellen Sie eine Struktur

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet.

Die einfachste Methode, die Firmendokumentation zu strukturieren, ist ihre Einteilung in Gruppen durch die Erstellung eines Verzeichnisses für jede Abteilung der Firma. Schalten Sie auf den Ordner Gemeinsame Dokumente um.

Schalten Sie auf die Sektion Gemeinsame Dokumente mit einem Klick auf den entsprechenden Link im linken Menü um. Klicken Sie auf den Button Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Ordner im Listenmenü. Geben Sie einen Namen für Ihren Ordner, z.B. den Titel einer Abteilung, ein und klicken Sie aufs Symbol Erstellen Symbol Erstellen.

Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 2Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 2

Der Ordner mit dem angegebenen Namen wird im Ordner Gemeinsame Dokumente erstellt. Genauso können Sie auch weitere Ordner erstellen.

Schritt 3. Bestimmen Sie die Berechtigungen

Standardmäßig sind alle Dateien und Ordner, die im Ordner Gemeinsame Dokumente untergebracht werden, für alle Portalbenutzer zugänglich. Um den Zugriff einzuschränken, müssen Sie die Berechtigungen für alle erstellten Ordner bestimmen.

Klicken Sie auf das Symbol Symbol Freigabeeinstellungen rechts vom notwendigen Ordner oder nutzen Sie die Option Freigabeeinstellungen im Kontextmenü.

Zuerst sperren Sie den Zugriff Schreibgeschützt, der standardmäßig allen Portalbenutzern gewährleistet wird. Dafür markieren Sie die Zeile Jeder, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die Option Zugriff verweigern aus dem Listenmenü.

Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 3Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 3

Jetzt gewähren Sie den Zugriff auf den Ordner einer Abteilung Ihrer Firma, indem Sie das Listenmenü im unteren Bereich des Fensters öffnen und die gewünschte Gruppe wählen.

Um einen vollen Zugriff zu gewähren, so dass die Mitglieder der gewählten Abteilung die Dokumente nicht nur durchsehen, sondern auch neue erstellen und vorhandene bearbeiten sowie hochladen und verlegen könnten, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die Option Voller Zugriff.

Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 3Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 3

Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.

Genauso können Sie die Berechtigungen für jede Abteilung bestimmen.

Schritt 4. Organisieren Sie Ihre Dokumente

Um die Dokumente in die entsprechenden Ordner zu verlegen, aktivieren Sie die Felder neben den gewünschten Dokumenten, klicken Sie auf den Button Verschieben und wählen Sie den Ordner, wohin Sie Ihre Dokumente verlegen möchten.

Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 4Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Step 4

Die gewählten Dokumente werden im angegebenen Ordner untergebracht.

Es ist auch möglich, neue Dateien in den erstellten Ordner hochzuladen, indem Sie ihn öffnen und auf den Link Hochladen im oberen Bereich der Seite klicken. Die Berechtigungen, die für einen Ordner bestimmt sind, werden für alle Dokumente aus diesem Ordner gelten.