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Wie organisiert man einen Massenversand?

Für Administratoren

Einleitung

Möchten Sie einen Newsletter an alle Kontakte aus Ihrer Kundendatenbank schicken oder brauchen Sie einfach einige Kunden über ein kommendes Ereignis zu informieren?

Jetzt können Sie diese Aufgaben direkt vom CRM-Modul erledigen. Diese Anleitung beschreibt die Handlungsreihenfolge.

Schritt 1. Öffnen Sie das Modul "CRM"

Öffnen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal und klicken Sie auf den Link CRM.

Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 1Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 1

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Erstellen Sie eine Mailingliste

Ihre Mailingliste kann bis zu 50 Empfänger enthalten. Um eine Liste zu erstellen, markieren Sie die Kontakte, an die Sie Ihre Mail senden möchten, in der Liste Alle Kontakte. Um die Suche nach gewünschten Kontakten zu erleichtern, nutzen Sie unseren Filter über der Kontaktliste.

Prüfen Sie, ob bei allen gewählten Kontakten eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Wenn es sie nicht bei allen Kontakten gibt, können Sie die Adresse hinzufügen. Dafür klicken Sie auf den Button Aktionen Button Aktionen rechts, wählen Sie die Option E-Mail-Adresse bearbeiten aus dem Listenmenü und geben Sie die gewünschte Adresse ins erschienene Feld ein. Um sie zu bestätigen, drücken Sie die Enter-Taste.

Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 2Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 2

Sobald alle Kontakte gewählt sind, klicken Sie auf den Button E-Mail senden über der Kontaktliste und wählen Sie die Option Internes SMTP (höchstens 50 E-Mail-Empfänger).

Wenn Sie E-Mails mithilfe einer Mailing-Software schicken möchten, wählen Sie die Option Liste für ein externes Programm erstellen im Listenmenü.

Schritt 3. Konfigurieren Sie den SMTP-Server

ONLYOFFICE erlaubt es Ihnen, Nachrichten zu senden, ohne ein externes E-Mail-Client-Programm öffnen zu müssen: alles, was Sie brauchen, ist die Parameter des SMTP-Servers für den Mail-Service einzustellen, den Sie gewöhnlich gebrauchen. Sie werden Mails an Ihre Kunden von Ihrer gewöhnlichen E-Mail-Adresse innerhalb der ONLYOFFICE-Bedienfläche senden können.

Nach einem Klick auf den Button E-Mail senden wird das Fenster SMTP-Konfigurierung erscheinen.

In ONLYOFFICE ist kein SMTP-Server miteingeschlossen, es bietet einfach eine Bedienfläche für die vorhandenen Mail-Services, wo Sie ein Konto haben.
  • Host
    Domain-Name des SMTP-Servers, den Sie nutzen;
  • Port
    E-Mail-Port. Der Standard-SMTP-Port ist 25.
  • Authentifizierung
    sichert, dass nur autorisierte Benutzer den Server nutzen;
  • Host-Login und Host-Kennwort
    Ihr Login und Kennwort zum Einloggen in den SMTP-Server nach Bedarf;
  • Angezeigter Name des Absenders
    Name des Absenders, der im Feld Von: angezeigt wird;
  • E-Mail-Adresse des Absenders
    E-Mail-Adresse des Absenders;
  • SSL aktivieren
    aktiviert die Verschlüsselung in der Client-Server-Kommunikation.
Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 3Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 3

Um die Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern. Das Fenster SMTP-Konfigurierung wird geschlossen.

Wenn Sie einige SMTP-Einstellungen ändern möchten, können Sie es auf der Seite Allgemeine Einstellungen des Moduls CRM machen.

Schritt 4. Verfassen Sie eine Nachricht

Wenn alle Einstellungen konfiguriert sind, wird die Seite E-Mail verfassen angezeigt.

Im Feld Von: werden Sie den Namen des Absenders und die E-Mail-Adresse sehen, die Sie beim Konfigurieren des SMTP-Servers angegeben haben. Das Feld An: zeigt die Anzahl der gewählten Kontakte.

Alles, was Sie machen müssen, ist den Betreff für Ihre Nachricht einzugeben und einen Text verfassen. Die Formatierungsleiste hilft Ihnen Ihren Text formatieren, z.B. die Schriftart, Schriftfarbe, Größe usw. ändern.

Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 4Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 4

Wenn Sie Variablen zu Ihrer Nachricht hinzufügen möchten, nutzen Sie persönliche Tags.

Zum Beispiel, wenn Sie den Empfängernamen in die Begrüßung einfügen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger zur Stelle, wo Ihre Variable eingefügt wird, wählen Sie den entsprechenden Tag aus dem Listenmenü und klicken Sie auf Zum Hauptteil der Nachricht hinzufügen. In unserem Fall ist es Nachname, weil wir unsere Nachricht an Personen verschicken werden. Im Ergebnis wird die folgende Zeile zu sehen sein: Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr $(Person.Last Name),

Die notwendigen Daten werden der CRM-Kundendatenbank automatisch entnommen.

Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 4Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 4

Sie können auch eine Datei Ihrer Nachricht beifügen. Klicken Sie auf den Link Feld zum Anhängen der Dateien einblenden unter dem Feld Hauptteil der Nachricht und durchsuchen Sie die Festplatte nach der gewünschten Datei mit einem Klick auf den Button Datei anhängen.

Schritt 5. Beginnen Sie nach der Vorschau mit dem Versand

Um das Ergebnis durchzusehen, klicken Sie auf den Button Weiter (für Vorschau) unter dem Feld Hauptteil der Nachricht.

Das Textwasserzeichen "Betrieben von ONLYOFFICE.com" wird in Ihre Nachricht eingeblendet.
Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 5Wie organisiert man einen Massenversand? Schritt 5

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf den Button Senden, um den Versand zu starten.