Office Cloud - Konfiguration / Einstellungen

Was ist das Modul Office Cloud?

 

Was ist das Modul Office Cloud?

Das Modul OfficeCloud umfasst die Installation der Cloud-Anwendung Nextcloud auf Servern von KONTENT. 

Die Benutzer-Anzahl der User, die in der Cloud aktiviert werden können ist unlimitiert.

Die Basisgröße liegt bei 10 GB und kann kostenpflichtig auf 50 GB, 250 GB, 500 GB bis Maximum 1000 GB erhöht werden.

Das Modul Office Cloud kann ausschließlich zusammen mit dem Domain-Produkt genutzt werden. Entweder können Sie es unter einer bereits bei KONTENT registrierten Domain bestellen oder Sie registrieren eine neue Domain und bestellen dazu das Modul Office Cloud.

Die Installation erfolgt in eine Subdomain, die der Kunde bei KONTENT anlegt. Mit der Installation werden über 65 Apps installiert, die im Admin-Portal der Cloud aktiviert werden können.

Der Serverstandort ist in Duisburg, Deutschland und DSGVO-Konformität gewährleistet.

Ich habe die Logindaten für Office Cloud verloren; was kann ich tun?

 

Ich habe die Logindaten für Office Cloud verloren; was kann ich tun?

Es gibt zwei Möglichkeiten.

1.) Sie rufen die Startseite der Office Cloud auf und lassen sich über die Passwort-vergessen-Funktion einen Passwort-Rücksetzlink zusenden. Die E-Mail wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die in der Cloud im Administrator-Datensatz eingetragen wurde.

2.) Sie ändern im KONTENT-Loginbereich in den Subdomain-Einstellungen der Office Cloud Subdomain das Admin-Passwort:

Loggen Sie sich auf www.KONTENT.com ein.

Klicken Sie auf "Meine Domains".

Klicken Sie auf das Feld "Office Cloud" und anschließend auf "Subdomains".

Auf der Seite "Subdomains" rollen Sie runter bis zu der Überschrift "Office Cloud Subdomains".

In der Zeile der Subdomain klicken Sie ganz rechts auf den Zahnrad-Button

Im Bereich "Administration" geben Sie bei "Admin-Passwort" ein neues Passwort ein (mindestens 8 Zeichen) und klicken auf "Passwort zurücksetzen". Damit wird das Passwort in Echtzeit auf den neuen Wert gesetzt.

 

 

Wird die Office Cloud Software automatisch aktualisiert?

 

Wird die Office Cloud Software automatisch aktualisiert?

Die Aktualisierung (Update) der Cloud-Software erfolgt nicht durch KONTENT. Der Adminstrator der Office Cloud (Kunde, Domain-Inhaber) führt im Administrator-Loginbereich die Aktualisierung durch. Die Aktualisierung wird mit wenigen Mausklicks (siehe unten) abgewickelt, ohne dass Daten manuell hochgeladen oder installiert werden müssen. 

Sie können in der Cloud im Rahmen der verfügbaren Nextcloud-Apps beliebig Apps installieren. Das können offizielle Apps sein, jedoch auch inoffizielle Apps. Es ist nicht sichergestellt, dass alle Apps unter neueren Cloud-Versionen lauffähig sind. Wenn dann ein Update/Upgrade durch KONTENT realisiert würde, könnte das zu ungewollten Datenverlusten führen bzw. zu unerwünschten Effekten, die der Kunde ggf. garnicht wünscht.

WICHTIG VOR DEM UPDATE: Damit die Aktualisierung vollständig und erfolgreich durchlaufen kann, muss mindestens 1 GB (1000 MB) Speicherplatz frei sein. Bitte überprüfen Sie das, bevor Sie ein Update starten. Im Loginbereich auf www.KONTENT.com wählen Sie Ihre Domain aus. In der Systemsteuerung klicken Sie auf "Office Cloud" und anschließend auf "SUBDOMAINS". Auf der folgenden Seite wird Ihnen im Bereich "Office Cloud Subdomains" zu jeder Office Cloud Subdomain der Füllstand angezeigt.

Aktualisierung/Update im Office Cloud Admin-Bereich durchführen

Rufen Sie Office Cloud Internetadresse auf und loggen sich mit den Administrator-Daten ein. Liegen Ihnen diese Daten nicht mehr vor, klicken Sie HIER.

Schritt 1

Loggen Sie sich in die Cloud mit dem Administrator-Benutzernamen ein. Klicken anschließend oben auf das Alias-Symbol (1.) und anschließend auf (2.) Einstellungen.


Schritt 2

Klicken Sie links im Bereich "Verwaltung" (1.) auf "Übersicht" (2.). Nun erscheinen rechts diverse Angaben. Klicken Sie auf "Updater öffnen" (3.)


Schritt 3

Klicken Sie auf "Start update", woraufhin ein Ladeprozess beginnt, der bis zum Ende abgewartet werden muss (siehe Schritt 4).


Schritt 4

Klicken Sie unbedingt die Option "No (for usage of the web based updater)" an. Anschließend beginnt erneut ein Ladeprozess, der durchlaufen muss (siehe Schritt 5).


Schritt 5

Klicken Sie auf den Button "Go back to your Nextcloud instance to finsich the update".

 


Schritt 6

Klicken Sie auf "Aktualisierung starten". Es beginn erneut ein Ladeprozess, der durchlaufen muss (siehe Schritt 7).


Schritt 7

WICHTIG!!! -> Wenn viele Dateien in der Cloud angelegt und viele Apps aktiviert sind, kann der Lade- und Updateprozess durchaus einige Zeit dauern. Das kann mehrere Minuten bis zu 20, 30 Minuten im Einzelfall dauern.

Wenn die Prozedur beendet ist, erscheint der Button "Weiter zur Nextcloud". Dieser Zustand kennzeichnet, dass das Update abgeschlossen ist.

...

 

 

Muss ich eine Domain bei KONTENT registrieren, um Office Cloud nutzen zu können?

 

Muss ich eine Domain bei KONTENT registrieren, um Office Cloud nutzen zu können?

Das Modul Office Cloud kann ausschließlich zusammen mit dem Domain-Produkt aktiviert und genutzt werden. 

Bei einer bereits bei KONTENT registrierten Domain kann das Modul nachträglich bestellt und durch das Anlegen einer Subdomain aktiviert werden.

Ist noch keine Domain bei KONTENT registriert, muss eine Domain bestellt und registriert werden.

 

Ist kollaboratives Arbeiten in der Office Cloud möglich?

 

Ist kollaboratives Arbeiten in der Office Cloud möglich?

Ja, das ist möglich. Wenn sich mehrere Benutzer in der Office Cloud anmelden, entweder über Browser oder lokal installierter Client-App, können die User kollaborativ  arbeiten.

Wenn beispielsweise an Text- oder Tabellen-Dokumenten gearbeitet werden soll, können dafür unterschiedliche Apps nachträglich aktiviert werden. Z.B. COLLABORA oder ONLY OFFICE.

 

Erstellt KONTENT zu jeder Office Cloud eine Datensicherung?

 

Erstellt KONTENT zu jeder Office Cloud eine Datensicherung?

Der Kunde ist verpflichtet regelmäßig eigene Datensicherungen zu erstellen. KONTENT erstellt für eigene, technische Zwecke regelmäßig Sicherungen. In Abständen von sieben Tagen. Mit jeder neuen Sicherung wird die vorausgegangene Sicherung überschrieben.

 

 

Wo wird angezeigt, wie viel Office Cloud Speicherplatz frei bzw. belegt ist?

 

Wo wird angezeigt, wie viel Office Cloud Speicherplatz frei bzw. belegt ist?

Im KONTENT-Login-Bereich wird der komplette Füllstand angezeigt. Im Cloud-Loginbereich wird keine vollständige Speicherplatzbelegung angezeigt

Loggen Sie sich auf www.KONTENT.com ein und wählen unter "Meine Domains" die betreffende Domain aus.

In der Systemsteuerung klicken Sie auf "Office Cloud" und anschließend auf "SUBDOMAINS". Auf der folgenden Seite werden Ihnen im Bereich "Office Cloud Subdomains" zu jeder Office Cloud Subdomain die Füllstände angezeigt.

WICHTIG: Damit die Cloud-Anwendung einwandfrei funktionieren kann, sollte bestenfalls niemals der maximale Füllstand erreicht werden. Vor allen Dingen Update-/Upgrade-Prozeduren, die der Cloud-Administrator (Kunde) in der Cloud selber auslösen kann, benötigen freien Speicherplatz. Bestenfalls sollte immer 1 GB (ca. ~ 1000 MB) frei sein.

Kann die OFFICECLOUD auch via Terminal mit SCP oder RSYNC genutzt werden?

 

Kann die OFFICECLOUD auch via Terminal mit SCP oder RSYNC genutzt werden?

Nein, das nicht möglich. Ein Zugriff per SCP oder RSYNC oder auch FTP, SFTP oder FTPS ist nicht möglich.

 

Wie aktiviere ich Office Cloud bei meiner Domain?

 

Wie aktiviere ich Office Cloud bei meiner Domain?

Nach Bestellung und Kaufabschluss von Office Cloud unter einem Domainnamen wie z.B. kontent-beispiel.de müssen Sie die Cloud noch aktivieren. Zu diesem Zweck müssen Sie eine SUBdomain anlegen.

Wenn die Domain kontent-beispiel.de lauten würde, könnte die Office Cloud Subdomain bspw. cloud.kontent-beispiel.de lauten oder officecloud.kontent-beispiel.de oder xyz.kontent-beispiel.de etc.

Um eine solche Subdomain anzulegen, gehen Sie wie folgt beschrieben vor.

Loggen Sie sich auf KONTENT.com in den Administrationsbereich ein.
Klicken Sie auf "Meine Domains" und anschließend auf den Button mit Ihrem Domainnamen.
Sie befinden sich nun auf der Seite Systemsteuerung.
Klicken Sie "Office Cloud" an und anschließend "SUBDOMAINS".

Im Bereich "Neue Subdomain" geben Sie den SUBdomainnamen ein. Oben waren als Beispiele Subdomainnamen wie "cloud" oder "officecloud" oder "xyz" genannt. Wenn die Office Cloud direkt unter Ihrem Domainnamen oder www.Domainnamen erscheinen soll, müssen Sie die Subdomain "www" anlegen.
Bei "Typ" wählen Sie die Option "Office Cloud" aus und klicken rechts auf "ERSTELLEN".

Rollen Sie die Seite herunter bis links die Überschrift "Administration" erscheint.
Geben Sie dort die Logindaten für Ihre Cloud ein. Also den Benutzernamen und das zugehörigen Login-Passwort, um sich später in die Cloud einloggen zu können.
Klicken Sie abschließend auf „SPEICHERN“. Nun wird die Cloud installiert. Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis Sie die Cloud erreichen können.

Sie können im Webbrowser die Subdomain (beispielsweise https://officecloud.domainname) aufrufen, sich mit den Benutzerdaten einloggen und anschließend die Cloud nutzen.

 

 

Office Cloud - Bestellung / Kündigung / Änderung

Wie kann ich das Modul Office Cloud bestellen?

 

Wie kann ich das Modul Office Cloud bestellen?

Das Modul Office Cloud kann ausschließlich zusammen mit einer Domain betrieben werden. 

Office Cloud bei einer bereits bei KONTENT registrierten Domain hinzu bestellen:

Loggen Sie sich mit Kundennummer und Passwort in Ihren Kundenaccount ein.
Klicken Sie auf "Meine Domains".
Wählen Sie die betreffende Domain aus.
Öffnen Sie die Option "Domain- und Modulverwaltung".
Klicken Sie auf "MODULE".
Im sich jetzt öffnenden Warenkorb können Sie das gewünschte Modul Office Cloud auswählen, indem Sie die Checkbox links neben dem Produktnamen aktivieren.
Klicken Sie unten rechts auf 'Weiter', gehen Sie im Warenkorb Schritt für Schritt weiter und beenden Sie die Bestellung mit Klick auf "Kaufen". Kurz darauf können Sie die Dienste des Moduls konfigurieren.

Wie kann das Modul Office Cloud gekündigt werden?

 

Wie kann das Modul Office Cloud gekündigt werden?

Module können online gekündigt werden.


Loggen Sie sich mit Kundennummer und Passwort in Ihren Kundenaccount ein.
Klicken Sie auf "Meine Domains".
Wählen Sie die betreffende Domain aus.
Öffnen Sie die Option "Domain- und Modulverwaltung".
Klicken Sie auf "MODULE".
Im sich jetzt öffnenden Warenkorb wählen Sie das gewünschte Modul aus und legen fest, zu welchem Zeitpunkt das Modul gelöscht werden soll (Ende Vertragslaufzeit oder sofort). Klicken Sie unten rechts auf 'Weiter' und beenden Sie im weiteren Verlauf den Vorgang mit Klick auf "Kaufen". Dafür fallen keine Kosten oder Gebühren an; die Modul-Kündigung ist kostenlos.

Wie kann der Office Cloud Speicherplatz erhöht bzw reduziert werden?

 

Wie kann der Office Cloud Speicherplatz erhöht bzw. reduziert werden?

Die Basisgröße des Moduls Office Cloud liegt bei 10 GB. Sie können den Office Cloud Speicherplatz nachträglich kostenfplichtig in den Größenordnungen 50 GB, 250 GB, 500 GB bis maximal 1000 GB erweitern. Oder Sie können die Größe auch reduzieren (kündigen), wenn Sie feststellen, dass Sie viel zu viel Speicherplatz bestellt hatten und nicht mehr nutzen.

Loggen Sie sich mit Kundennummer und Passwort in Ihren Kundenaccount ein.
Klicken Sie auf "Meine Domains".
Wählen Sie die betreffende Domain aus.
Öffnen Sie die Option "Domain- und Modulverwaltung".
Klicken Sie auf "MODULE".
Sie befinden sich nun im Warenkorb.
Bei dem Modul "Office Cloud" können Sie die Größe verändern.
Klicken Sie unten rechts auf 'Weiter' und beenden Sie den Vorgang der Bestellung und Reduzierung (Kündigung) auf den folgenden Seiten, indem Sie im letzten Schritt auf 'Kaufen' klicken - auch im Fall der Reduzierung/Kündigung der Speicherplatzgröße.
Nach ca. 10 bis spätestens 20 Minuten ist die Veränderung wirksam.

 

Office Cloud - Bedienung

Können Apps in Office Cloud nachträglich installiert werden?

 

Können Apps in Office Cloud nachträglich installiert werden?

Ja, das ist möglich. Ein Administrator kann im Loginbereich Apps, die in der App-Übersicht angeboten werden, nachinstallieren/aktivieren.

 

 

Wie kann ich in der Office Cloud neue, weitere Benutzer/User anlegen?

 

Wie kann ich in der Office Cloud neue, weitere Benutzer/User anlegen?

Loggen Sie sich als Administrator (Master-Admin) in die Cloud ein.

Klicken Sie ganz oben rechts auf den Kreisbutton mit dem Buchstaben der Initiale des Benutzernamens.

Klicken Sie im Menü auf "Benutzer".

Auf der folgenden Seite können Sie links unter "Gruppe hinzufügen" zunächst neue Gruppen definieren, und unter "Neue Benutzer" neue Benutzer anlegen.

Wenn der Master-Admin beispielsweise zwei Gruppen anlegt wie einerseits "Fotos" und andererseits "Rezepte", kann bei jedem neuen User vom Master-Admin entschieden werden, ob der neue User nur der Gruppe Fotos, oder Fotos und Rezepte, oder Admin, Fotors und Rezepte etc. zugewiesen werden soll. Außerdem kann der Master-Admin bei jedem User definieren, ob dieser User auch Gruppen-Admin-Rechte für die Gruppe haben soll; also sinngemäß Fotos-Admin.

Wenn der neue User keine Admin-Rechte hat, weder für den Master-Zugang noch für die andere Gruppen, kann dieser neue User auch keine Admin-Einstellungen vornehmen. Dieser User kann dann im Gruppen-Bereich z.B. keine anderen User anlegen.

Wenn Sie eine Datei markieren (links neben dem Dateinamen den Haken aktivieren) und dann das Teilen-Symbol anklicken, können Sie nach Usern/Benutzern suchen, die das Dokument nutzen sollen. Nach Auswahl des Users können Sie bei dem Usernamen auf die drei Punkte (...) klicken und anschließend definieren, was dieser User mit dem Dokument machen darf.